Kolejna rozmowa oceniająca

Omawiane kompetencje:
Organizacja pracy
Współpraca
Zaangażowanie i inicjatywa
Komunikacja
Odpowiedzialność

Kolejna rozmowa oceniająca. Zofia już od dwóch dni czuje na sobie badawczy wzrok Witolda, umówili się na dzisiaj i jest cała szczęśliwa, że za godzinę rozmowę będzie miała za sobą. Witold chyba też.

Co tu dużo ukrywać nie bardzo lubią się nawzajem. Współpracują, doceniają wzajemnie umiejętności, ale do sympatii naprawdę daleko. Być może jest to związane z tym, że są zupełnie inni. Zofia otwarta, chętnie nawiązująca kontakt, lubiąca porozmawiać. Witold zdystansowany, zamknięty, uważający, że „pogaduszki” to strata czasu i wdzieranie się w jego prywatność.

Zofia przygotowała się starannie do tej rozmowy. Witold odpowiedzialny jest za analizę potrzeb szkoleniowych, planowanie szkoleń, rozmowy z firmami szkoleniowymi, negocjowanie warunków.
Jest bardzo konkretny, zawsze punktualny. Przygotowane przez niego opracowania, raporty to szczyt perfekcji. Czasem pracownicy żalą się, że każe im wypełniać trzy stronicowe ankiety, a jak tego nie zrobią w terminie, to udziela im prawdziwej reprymendy.

Ostatnio jeden z dyrektorów dzwonił do Zofii i subtelnie poprosił, by porozmawiała z Witoldem. On rozumie, że szkolenia są ważne ale jego ludzie mają sporo pracy i wypełnienie ankiety nie jest priorytetem w momencie, kiedy mają awarię… tymczasem Witold powiedział im, że gdyby wcześniej się przeszkolili to uniknęliby nie tylko tej awarii ale i wielu innych błędów. Pracownicy tamtego działu byli naprawdę zirytowani. I zupełnie nieważne jest w takiej sytuacji kto ma rację.

Witold już czekał na Zofię przed salą konferencyjną. Zofia otworzyła drzwi, zaprosiła go do środka.

– Jak zwykle jesteś punktualny Witku, dziękuję Ci – powiedziała.

– Jestem. Słucham co masz mi do powiedzenia...

– Mam nadzieję, że ta rozmowa będzie raczej dialogiem niż monologiem. Ocena służy wzajemnemu porozumieniu, a nie tylko wygłoszeniu mojej opinii.

– Nie bardzo rozumiem po co to cale zamieszanie. Wiem co do mnie należy, oddaję swoją pracę na czas. Jeśli coś mi się nie podoba – przekazuję to natychmiast.

– Ok., Ty jesteś świadomym pracownikiem. Ocena służy także usprawnianiu komunikacji, gdy pracownicy nie są tak pewni siebie. Czy wiesz jakie inne cele ma ocena?

– Oczywiście. Mam się dowiedzieć co robię dobrze, co mam poprawić i tym podobne dyrdymały.

Zofia szybko w myślach policzyła od 10 do jednego.

– Rozumiem, że nie jesteś fanem rozmów oceniających. Uzgodnijmy jedno – Ty wiesz, że jak mam taką rozmowę przeprowadzić i ja to wiem. Może Ci się nie podobać. Twoje prawo. Jednak postarajmy się zrobić to co nam się nie podoba tak dobrze jak to jest możliwe? Dobrze?

– Niech Ci będzie. To jakie oceny mi postawiłaś?

– Rozumiem, że Ty sam siebie także oceniłeś, tak jak prosiłam na naszym poprzednim spotkaniu? – Zofia dziwnie jakoś nie miała ochoty, by Witold przejął kontrolę nad rozmową.

– Oceniłem się.

– Świetnie. Mogę poznać to jak się widzisz?

– Ale ja bym chciał poznać Twoje zdanie na mój temat.

–- Ponieważ ja też jestem ciekawa Twoich ocen, wymieńmy się arkuszami. Co Ty na to? – Zofia była zdecydowana. Nie miała ochoty siłować się ze swoim pracownikiem, ale też wiedziała, że ten lubi „próbować” kto mocniejszy. I wiedziała też, że niezbyt szanuje osoby, które uznaje za „miękkie”. Dalej więc chciała, by to on się na coś zgodził a nie ona pierwsza ustępowała. Takie drobne negocjacje. Dziecinne? Owszem. Cóż jednak czasem potrzebne….

– Dobrze.

Zapadła chwila ciszy. Obydwoje w skupieniu analizowali arkusze. Podobne oceny były wystawione w zakresie kompetencji - organizacja pracy (oboje ocenili to na 5), zaangażowanie i inicjatywę (5), odpowiedzialność (5). Znacznie różnili się w ocenie dotyczącej komunikacji, współpracy i budowaniu wizerunku.

– Cieszę się, że jesteśmy zgodni w wysokich ocenach Twoich kompetencji – zaczęła Zofia.

– Dlaczego dałaś mi 3 przy współpracy? – jakie kryteria oceny przyjęłaś? Jakie masz fakty by dać mi tak niską ocenę, ktoś się skarżył? – zaatakował Witold.

– Posłuchaj siebie – zniecierpliwiła się Zofia – pytasz mnie dlaczego taka ocena. Popatrz. Gdy tylko ktoś ma odmienne zdanie niż ty, podnosisz ton, tak jak teraz. Starałam oprzeć się moją ocenę na faktach. Proszę Cię bardzo: Zenon prosił Cię o pomoc – po raz pierwszy miał napisać ankietę. Nie wiedział jak. Zapytał Ciebie bo wie, że Ty potrafisz to robić. Nie dość że odmówiłeś pomocy, to jeszcze skomentowałeś, kogo przyjmujemy do zespołu, takie rzeczy robi się na drugim roku studiów. Być może masz rację, ale to nie ma nic wspólnego ze współpracą. W zeszłym miesiącu Anna była chora. Rozdzieliliśmy między siebie jej obowiązki – trzeba było wykonać kilka zadań w terminie. Ty powiedziałeś, że nie zrobisz części, ponieważ nie masz czasu. A jesteś tak samo obciążony pracą jak każdy z nas. Na spotkaniu, gdzie podsumowywaliśmy projekt Maćka wyłącznie krytykowałeś. Cześć z Twoich uwag była słuszna. Maciek mógł je wykorzystać wcześniej. Wystarczyło mu podpowiedzieć w trackie trwania projektu. Czy chcesz bym jeszcze coś powiedziała? – Zofia czuła, że podchodzi do sprawy zbyt emocjonalnie. Przerwała więc.

– Maciek nie chciał mnie wcześniej słuchać.

– Byłam świadkiem jak Maciek z uwagą przyjął wskazówki od Mirki i Wieśka. Twoich nie chciał. Jak myślisz czy jest jakiś powód dla którego trudno mu było wykorzystać Twoje propozycje?

Witold milczał, ponuro wpatrując się w okno.

– Witek nie mówię tego by cię oskarżać. Mam świadomość, że jesteś konkretną, rzeczową osobą, skoncentrowaną na zadaniach. Swoje zadania wykonujesz na bardzo wysokim poziomie. Jesteśmy zespołem i potrzebujemy siebie nawzajem by działać na jak najlepszym poziomie. Potrzebujemy współpracy. I nie tylko w naszym zespole. Pomiędzy różnymi zespołami też. Na dodatek właśnie nasz dział musi dawać przykład jako ten, który jest odpowiedzialny za rozwój ludzi.

– Moim zdaniem, jeśli wykonuję swoje zadania, nikomu nie zawracam głowy, nie przerzucam swoich obowiązków na innych, to jestem w porządku.

– Masz rację, to co powiedziałeś znakomicie wpisuje się w coś co nazywamy kompetencją – odpowiedzialność czy też organizacja. Ale do współpracy to nie wystarczy.

– Wiesz, że nie lubię pogaduszek, trwonienia czasu na przegadywanie pomysłów. To dla mnie bicie piany.

– Współpraca nie musi opierać się na pogaduszkach. Czy możemy teraz omówić resztę ocen, a potem zastanowimy się co możemy zrobić, by lepiej współpracować?

– Dobra. Niską ocenę wstawiłaś mi też w komunikacji.

– Ty wstawiłeś sobie 4, ja wpisałam 3. Dlaczego postawiłeś sobie 4?

– Uważam, że jestem precyzyjny, jasno przekazuję informacje, nie owijam w bawełnę i mówię to co myślę. To powoduje, że nie ma nieporozumień.

– Hmm. Jak myślisz, jak czują się ludzie, którym wysyłasz ankietę, piszesz że mają ją wypełnić do 12-ego. A jak w tym dniu nie otrzymasz jej, to dzwonisz i mówisz, że jak nie dostaniesz ankiety, to oni nie pojadą na szkolenie!

– Ale to prawda. Skąd mamy wiedzieć jakie są potrzeby szkoleniowe, jeśli nam tego nie powiedzą?

– Masz rację. Jednak oni też mają rację. Każdy z nas ma swoje priorytety. Musimy się dogadać a nie naciskać. Jest wiele sposobów by innych przekonać, żeby coś zrobili.

– Taaak, na przykład?

Zofia roześmiała się.

– Wyobraź sobie, że zaczęłabym rozmowę z Tobą w następujący sposób – Witek musisz bardziej miękko komunikować się z ludźmi. Nie wolno ci używać takich słów jak „musisz; bo jak nie; nie robisz łaski” itp. Na dodatek pamiętaj, że to my pełnimy rolę służebną wobec innych pracowników a nie na odwrót. Więc bądź łaskaw się poprawić. Dzisiaj dostajesz 3 za komunikację. Czy to jest jasny komunikat?

– Jasny.

– Precyzyjny?

– Dosyć.

– A chciałbyś bym tak do Ciebie mówiła?

– Taki przekaz ma swoje zalety – poważnie powiedział Witold.

– No to dobrze. Ja ci stawiam 3 za komunikację, bez dyskusji i zaraz ustalimy co musisz zrobić żeby zasłużyć na 4.

– Co to znaczy zasłużyć? Co my w szkole jesteśmy?

– Ach, to była taka drobna prowokacja z mojej strony. Mówiłam przecież prosto i precyzyjnie.

– No dobra, rozumiem co chciałaś mi przekazać.

– Uff, dziękuję. To nie jest dla mnie łatwe przekazać, że coś jest nie tak. Znacznie przyjemniej mi było wystawiać świetne noty za odpowiedzialność i organizację pracy. Jak Ty to robisz, że zawsze w terminie się wyrabiasz?

– Nie tracę tyle czasu na gadanie o niczym.

– A zapomniałam – roześmiała się Zofia – a co jeszcze robisz?

– Planuję zadania i sam się rozliczam.

– Słuchaj, nie zrobiłbyś mini szkolenia z takiego planowania w naszym zespole? Widziałam, że wykorzystujesz Outlooka, a mam nieśmiałe wrażenie, że w naszym zespole jesteś jedyną osobą, która korzysta z niego. Może byś przekonał innych? Jeśli chodzi o organizację jesteś prawdziwym autorytetem dla ludzi w zespole.

– Zastanowię się.

– Ok. W takim razie podsumujmy nasze dotychczasowe ustalenia. Zgadzamy się przy ocenach dotyczących organizacji pracy, zaangażowanie i inicjatywę, odpowiedzialność. Zgadzamy się oboje, że tutaj oceny pięć są adekwatne. Co zrobimy z oceną współpracy?

– Niech Ci będzie. Masz rację, słabo współpracuję.

– Niewystarczająco powiedziałabym. Zgadzasz się z oceną 3?

– Tak.

– To co zrobimy z komunikacją?

– Na ocenę 3 absolutnie się nie zgadzam. Zawsze przekazuję informacje, komunikuję się jasno i precyzyjnie. Nie zawsze – jak zrozumiałem – akceptowana jest forma. Ale nie zgadzam się na ocenę 3.

– Rozumiem. Ja zgadzam się z Tobą, że jesteś precyzyjny i że forma wymaga zmiany. Zróbmy tak, ja – uwzględnię Twoje racje, a Ty uwzględnisz moje, postawimy tu ocenę 4 ale opracujemy też plan poprawy formy komunikacji, dobrze?

– To będzie wymagało sporego wysiłku.

– Nie wątpię. Ale wiem że jeśli tylko będziesz chciał – poradzisz sobie świetnie.

– Dobrze.

– Świetnie. To ocenę kompetencji mamy za sobą. Ustalmy teraz plan działania.

– Co?

– Chyba wracamy do postaw. Po co jest ocena kwartalna?

– Żeby docenić i utrwalić to co jest robione dobrze, eliminować błędy i rozwijać umiejętności.

– Super, to u Ciebie lubię, zawsze przygotowany – Zofia z premedytacją pominęła ironiczny ton Witolda, który wyrecytował regułkę – I aby móc się rozwijać, tudzież eliminować błędy, trzeba ustalić sposób, prawda? A tym sposobem jest ustalenie planu działania. Co konkretnie można zrobić, by poprawić daną kompetencję. Zapewne się ze mną zgodzisz?

– Zgadzam się – tym samym tonem odpowiedział Witold.

– No to na koniec ustalmy co możesz zrobić w zakresie kompetencji – współpraca i komunikacja – dodajmy – przyjazny aspekt komunikacji, bo reszta jest jak najlepsza.

– Mogę zrobić to szkolenie związane z organizacją zadań i Outlookiem w zespole.

– Świetnie. Kiedy?

– Do końca maja.

– A tak konkretnie?

– 22 maja.

– Ok. 22 maja to czwartek. Do kiedy przyniesiesz mi konspekt i pokażesz materiały.

– O rety...

– A coś ty myślał – zażartowała Zofia – to twoje pierwsze szkolenie w zespole – chcę wiedzieć jak będzie wyglądać zanim się odbędzie.

– Do 10 maja.

– Dobra. Co jeszcze możesz zrobić w zakresie współpracy?

– Jak ktoś mnie poprosi o pomoc to postaram się jej udzielić.

– A możesz podać mi coś bardziej mierzalnego niż „postaram się”. Sam jesteś konkretny. Uczę się tego od Ciebie – uśmiechnęła się Zofia.

– YYY nie wiem jak to zmierzyć.

– To określmy jasno, że masz pomóc Zenonowi, naucz go zasad tworzenia ankiet i ich analizy. Ok.?

– Dobrze.

– Zrobię egzamin Zenonowi 15 czerwca – Zofia wpisała do swojego notatnika.

– A jak on się nie nauczy? I to nie będzie moja wina?

– Element współpracy zakłada współdziałanie także ze mną – będziesz miał problem, przyjdź do mnie.

– Dobra. A jakie zadanie mi przydzielisz w zakresie życzliwej komunikacji?

– A co Ty proponujesz?

– Napiszę przyjazny e-mail.

– Dobra, taki szablon.

– I jak będę dzwonił do ludzi, by pogonić ich z ankietą będę mówił "proszę", "dziękuję", "przepraszam".

– Jak to uroczo z Twojej strony!

– No dobra, jeszcze będę mówił dlaczego nam to potrzebne i co oni z tego będą mieć.

– Znakomicie, napiszesz mi wcześniej co chcesz im powiedzieć?

– Zośka, przesadzasz.

– No dobra, niech będzie. Ale będę Cię podsłuchiwać.

– Ok.

– W takim razie podsumujmy. Dwa zasadnicze cele – szkolenie dla zespołu, pomoc Zenonowi i używanie przyjaznych słów, co sprawdzę słuchając Twoich rozmów.

– Z zaskoczenia?

– Nie, umówimy się kiedy będziesz dzwonił. Chcę tylko sprawdzić czy potrzebujesz wsparcia czy uruchomisz swój ukryty wdzięk….

– Dobra, to co już koniec?

– Tak Witku, koniec. Bardzo dziękuję ci za spotkanie.

– No ja też dziękuję. I wiesz co, dalej nie jestem fanem rozmowy oceniającej, ani całego tego zamieszania, ale może coś tam jest w niej istotne.

– I ja mam taką nadzieję. Dziękuję.

Witold wyszedł. Zofia popatrzyła przez okno i pomyślała, że może dalej nie jest fanem Witka, ale na pewno ma do niego bardziej przyjazne nastawienie...