Rozmowa oceniająca #1
Poniedziałek:
Zofia jest dzisiaj mocno zestresowana.
Ale dzień dzisiejszy to jeszcze nic, w porównaniu z tym, co się będzie działo jutro! Nie tylko Zofia jest podenerwowana. W całej firmie panuje napięta atmosfera.
Jutro zaczynają się rozmowy oceniające. Po raz pierwszy.
Właśnie zakończył się początkowy etap oceny – każdy przełożony musiał ocenić ludzi w swoim zespole, a każdy pracownik musiał ocenić sam siebie.
Na szczęście firma dobrze przygotowała wdrożenie systemu ocen – od tworzenia systemu, gdzie zaangażowana była zarówno firma doradcza jak i – a może raczej – przede wszystkim – zespół wyłoniony z pracowników.
Wybrano system ocen oparty na kompetencjach.
Wszystko zostało opisane, uzgodnione, kompetencje rozpisane na zachowania. Przeprowadzono szkolenia zarówno dla przełożonych jak i dla pracowników.
Jednak, jak się okazuje, dobre przygotowanie zmniejsza stres, ale nie likwiduje go w zupełności.
I równie zdenerwowani są oceniani jak i oceniający…
Zofia jest szefem siedmioosobowego działu personalnego. Do zadań zespołu należy planowanie zatrudnienia, rekrutacja, planowanie ścieżek rozwoju. To zespół Zofii miał duży wpływ jak będzie wyglądał system ocen. Uczestniczył w projektowaniu i wdrożeniu. Jednak okazuje się, że to wcale nie ułatwia przeprowadzenia samej rozmowy oceniającej. Pracownicy na szczęście są bardziej świadomi, że system ocen ma sens i wiedzą, że służy rozwojowi, a nie eliminowaniu kiepskich. Ale jednak stres pozostaje…
Zofia już wie, że dwie rozmowy będą samą przyjemnością. Pracownicy są samodzielni, odpowiedzialni i raczej sami ocenią się bardziej krytycznie (są bardzo ambitni) niż oceni ich Zofia.
Więc w trakcie rozmowy będzie miło chwalić i wyznaczyć cele rozwojowe.
Rozmowy z trzema pracownikami będą może trudniejsze, ale konstruktywne. Pracownicy mają jeszcze sporo umiejętności do rozwinięcia. Ale są nastawieni pozytywnie.
Natomiast ostatnie dwie rozmowy… Zofia jest pełna obaw. Pracownicy są hmm, jakby tu powiedzieć. No – ujmijmy to łagodnie – nieco konfliktowi. Raczej stawiają żądania niż sami coś z siebie dają. Gdy prosi się o wykonanie zadania zdarza się, że mówią iż nie mają tego w zakresie swoich obowiązków. Mają sporą wiedzę, jednak niechętnie się nią dzielą z innymi. Wolą zastanawiać się „dlaczego się nie da” niż znajdować rozwiązania. A przecież dział personalny ma świecić przykładem. Jeśli wprowadzamy jakieś zmiany, to dział personalny powinien być tym, który jest najbardziej aktywny i widoczny, by zarażać innych swoim entuzjazmem.
Ale, ale!! Zofia złapała się na tym, w jaki sposób myśli! Przecież po to się przygotowywała do rozmowy oceniającej, żeby nie używać ogólników! Po to przypominała sobie fakty, wykonane zadania, trudne i miłe chwile, żeby w trakcie rozmowy opierać się na konkretach, opisie a nie na ocenie, opinii!!
Uff. Dosyć tego marudzenia. Zofia spojrzała jeszcze raz na arkusze ocen.
W każdym arkuszu oznaczony określony poziom kompetencji. W notatkach informacje o zadaniach – daty, poziom wykonania.
Część faktów opisana jest bardzo konkretnie. Szczególnie te z ostatnich trzech miesięcy. Ale wcześniejsze….(tu Zofia bije się w piersi), nie bardzo pamiętała o zdarzeniach z poprzedniego okresu.
No cóż. Na razie jest jak jest i nic już nie można poradzić.
Dobrze, koniec pracy na dzisiaj Zofia schowała wszystkie dokumenty, sprawdziła, z kim, o której godzinie spotyka się jutro. Wszystkie spotkania zostały potwierdzone. Już wcześniej postanowiła zacząć od przyjemnej rozmowy i na koniec też zostawić sobie też przyjemną. Najtrudniejsze będą środkowe… Zofia ustaliła, że jest w stanie przeprowadzić dwie rozmowy dziennie i na to też zgodzili się pracownicy. Rozmowy mają być prowadzone na zakończenie dnia pracy i każda z nich ma trwać około godziny. Zenobia nie ma własnego gabinetu, więc zarezerwowała salkę konferencyjną, by nikt nie przeszkadzał i nie słyszał rozmowy. Zadbała także by w sali była woda do picia. Ale uznała, że przygotowanie kawy, ciastek jest lekką przesadą. Nie siedzą w końcu cały dzień a tylko godzinę.
Wtorek:
Zofia zakończyła zadania, które przeznaczyła na ten dzień. Właściwie powinna jeszcze wpisać kilka rzeczy do bazy, ale jak się za to zabierze, może się spóźnić na rozmowę. Stwierdziła, że woli się przez chwilę jeszcze skoncentrować, przygotować niż spóźnić nawet 5 minut.
Zebrała dokumenty, wzięła ze sobą arkusz oceny Antoniny (z którą rozmowa była ustalona jako pierwsza) i poszła do sali konferencyjnej.
Antonina przyszła 10 minut spóźniona.
Zofia zaczęła rozmowę:
– Dziękuję, że przyszłaś. Wiem, że znasz zasady prowadzenia rozmowy, ale dla pozwolę sobie przypomnieć kilka elementów dobrze?
– Dobrze.
– Jak wiesz, system ocen ma kilka celów – jeden to rozwijanie tych umiejętności, które można jeszcze poszerzyć, drugi zmiana tego, z czego nie jesteśmy zadowoleni. A trzeci to umacnianie tego, co robisz świetnie. I chciałabym bardzo, byś nadal trzymała tak wysoki poziom.
– Rozumiem.
– Świetnie. Nasza rozmowa będzie miała cztery części – ja powiem ci jak cię oceniam, ty powiesz jak oceniasz sama siebie a potem uzgodnimy nasze stanowiska i ustalimy cele na przyszłość. Dobrze?
– Jasne.
– Uff… – uśmiechnęła się Zofia – część oficjalną wprowadzenia mamy za sobą.
– Już się bałam, że cały czas będzie tak sztywno!! Przecież normalnie rozmawiamy inaczej!
– Ja wiem, ale to nasza pierwsza rozmowa i, mimo przygotowania, jestem nieco zestresowana, więc pomyślałam jak zaczniemy od przypomnienia zasad, to wszystko nam bardziej gładko pójdzie.
– Ty też jesteś zestresowana? Myślałam, że tylko oceniani tak się denerwują!
– Mam wrażenie, że większość przełożonych też przeżywa taką rozmowę. Wcale nie jest łatwo rozmawiać w taki sposób. Ocenianie innych to spore wyzwanie. Część ludzi ma problem z mówieniem o niedociągnięciach, inni z chwaleniem…. Ale zacznijmy naszą rozmowę. Powiedz mi, wolisz najpierw sama powiedzieć jak się oceniłaś, czy żebym ja ci powiedziała jak ja oceniłam?
– Wolę żebyś ty zaczęła.
– Dobrze. Tu mam przed sobą twój arkusz oceny. Najwyżej oceniłam twoją komunikatywność, budowanie relacji zarówno z ludźmi jak i budowanie wizerunku – Potrafisz nie tylko jasno przekazać informację, ale także robisz świetne prezentacje. Ta, którą ostatnio przygotowałaś dla zarządu na temat planowania ścieżek rozwoju menadżerów, była świetna. Podoba mi się też jak piszesz e-maile dla pracowników – zauważyłam, że nawet o przecinki dbasz.
Równie wysoko oceniłam relacje z ludźmi. Widziałam jak prowadzisz rozmowę rekrutacyjną – z jednej strony bardzo życzliwie podchodzisz do kandydata, a z drugiej stanowczo potrafisz uzyskać potrzebne informacje. Wiem też, że pracownicy często przychodzą do ciebie prosząc o pomoc, rozwiązanie konfliktów. Usłyszałam od szefa informatyków, że pomogłaś im dogadać się z handlowcami, z którymi byli w ostrym sporze. Bardzo się cieszę. W obydwóch tych wymiarach postawiłam ci najwyższą ocenę 5. Także 5 postawiłam ci w obszarze dbania o wizerunek firmy. Zarówno w kontakcie z firmami zewnętrznymi jak i przyszłymi pracownikami dbasz o mówienie dobrze o firmie. Słyszałam też jak powiedziałaś narzekającej na brak perspektyw osobie, że firma naprawdę daje szanse i żeby zastanowiła się, czego chce, a nie marudziła, że się nie rozwija! Piszesz także artykuły w gazecie z naszej branży, gdzie opisywałaś nasz system socjalny.
To także buduje wizerunek firmy i pomaga nam przyciągnąć najlepszych ludzi. Jak Ty się oceniłaś w tych obszarach?
– Ja w budowaniu wizerunku też postawiłam sobie 5. Też uważam, że artykuły w piśmie branżowym podwyższają nasz wizerunek. Zresztą lubię tę pracę, cenię firmę, więc dbanie o wizerunek nie sprawia mi raczej problemu. W komunikacji postawiłam sobie 4. Mam czasem problem z wysłuchaniem – czasem wynikają z tego nieporozumienia i wiem, że muszę nad tym pracować. Więcej cierpliwości. Też 4 postawiłam przy relacjach z ludźmi. Niektórzy w naszej firmie mnie denerwują. Muszę więcej tolerancji wykazać.
– Widzę, że odbierasz się bardziej krytycznie, niż ja to oceniam. Ale wiesz co, zgódźmy się na moją ocenę. Cieszę się, że chcesz jeszcze się rozwijać. Ja jestem zadowolona i oceniam cię na 5.
– Nie będę się z tobą kłócić, że chcę niższą ocenę. – roześmiała się Antonina.
– Cieszę się bardzo. Jak oceniłaś swoje zaangażowanie i inicjatywę?
– Na 4. Wiem, że mam często inicjatywę, ale nie zawsze doprowadzam sprawy do końca. A nie chodzi tylko o to, by rzucić pomysł. Jeszcze coś dalej trzeba z tym zrobić. Podobnie z zaangażowaniem. Realizuję projekty, które sprawiają mi przyjemność – jak te artykuły czy bycie mediatorem w konflikcie. Ale gdy chcesz ode mnie jakichś raportów, to trudno mi okazać entuzjazm.
– Widzę, że w tej ocenie się zgadzamy. Naprawdę miałam ochotę postawić ci najwyższą notę, ale rzeczywiście widzę czasem takie zaangażowanie na chwilę. A jeśli coś cię nie interesuje – jak ostatnio opracowywanie opisów stanowisk pracy – to musiałam cię pilnować. Powiem tak, w naszym profilu stanowiskowym 4 to ocena kompetencji zgodna z naszymi oczekiwaniami. Więc nie można określić tego jako oceny niewłaściwej. I nawet rozumiem, że są rzeczy, które bawią cię bardziej. Może potem zastanowimy się, co jeszcze można zrobić. Kolejna kompetencja to otwartość na zmiany. Ja oceniłam ten punkt też na 4.
– Chyba nie ma co nad tym dyskutować. Ja też oceniłam to na 4. Ale czy muszę to zmieniać?
– Twoje pytanie pięknie opisuje otwartość na zmiany – Zofia uśmiechnęła się – zostawmy tę zachowawczość na dobrym poziomie 4. Kolejny punkt to odporność na stres. Oceniłam to też na 4.
– Ja oceniłam moją odporność na 3. Ale cieszę się, że ty oceniasz ją wyżej – dobrze się maskuję. Teraz chodzę jeszcze na Tai-Chi to pozwala mi lepiej radzić sobie ze stresem.
– Dobrze, to zostawiamy 4. Tak to postrzegam. Również na 4 oceniłam twoją wiedzę zawodową, znajomość rynku i stosowanie procedur.
– Zgadzam się z tobą, staram się nie robić błędów, pilnować zmian w procedurach, ale wiem, że musisz mi o tym czasem przypomnieć.
– Rozmowa z tobą to sama przyjemność. Cieszę się, że jesteś tak świadoma. Jak w takim razie oceniłaś swoją organizację pracy?
– Taaak, wiedziałam, że to będzie najmniej przyjemny punkt.
– Tak, tu jest najwięcej do zrobienia, zgadzam się z tobą. Ja postawiłam ci tutaj ocenę 2.
– Tylko 2? Ja postawiłam sobie tutaj 3.
– Czym jest organizacja pracy?
– Planowaniem zadań, realizacją ich w terminie…
– No właśnie. Nawet pozwolę sobie wypomnieć, że umówione byłyśmy na 13.30, a ty przyszłaś o 13.40.
– Och wiem, ale dzwonił Wojtek, który był tak zdenerwowany, miał problem i musiałam pogadać…
– Czy wiesz jak często zdarza ci się oddawać pracę nie w terminie?
– No czasem zdarza mi się.
– Przygotowałam się do naszej rozmowy. W zeszłym miesiącu oddałaś prezentację dwa dni po terminie, raport jeden dzień, spóźniłaś się w tym miesiącu cztery razy na spotkania. Naprawdę tutaj jest obszar, nad którym naprawdę trzeba popracować.
– Ale ja nie nadążam. Mam naprawdę dużo obowiązków…
– Wiem, że masz dużo. I wiem, że część tych obowiązków jest obowiązkami innych ludzi, którzy zrzucają je na Ciebie. To tak jak dzisiejsza rozmowa z Wojtkiem. On ma problem, dzwoni do Ciebie, a ty zaniedbujesz to, co ważne dla Ciebie. Jakie widzisz rozwiązanie, by lepiej organizować swoją pracę?
– Mam mówić innym, że nie mam czasu?
– Nie wymagam od ciebie byś odmawiała pomocy, ale nie zgadzam się byś pomagała innym a twoje obowiązki na tym cierpiały. Powiedz mi jak często planujesz swoje zadania?
– Robię zadania na bieżąco. Trudno zaplanować cokolwiek.
– A czy możemy się umówić, że codziennie rano zaczynasz pracę od zaplanowania zadań na cały dzień? Czy wiesz jak wygląda macierz Eisenhowera?
– Nie wiem.
Zofia tłumaczy Antoninie jak należy planować zadania w pracy. Jak uwzględniać ich ważność i pilność.
– Czy możesz się zobowiązać do zaczynania dnia od planowania?
Antonina westchnęła ciężko – Dobrze. Codziennie od tego zacznę.
– Super. Chciałabym przez następny miesiąc spotykać się z tobą na 5 minut po twoim zaplanowaniu, by zobaczyć jak ci idzie. Co ty na to?
– O rety, naprawdę?
– Naprawdę. Bardzo cię proszę. A na koniec dnia na 5 minut by zobaczyć jak ci idzie z realizacją zadań
– To może niezły sposób na zdyscyplinowanie…
– Mam nadzieję. A gdy ktoś będzie chciał wrzucić ci swoje zadania, gdy nie będziesz miała czasu – masz moje pozwolenie – strasz mną.
– Nie wiem czy to podziała, nie postrzegają cię jako strasznej kobiety!
– Mimo to możesz używać argumentu, że ja się czepiam i nie masz czasu. Zgoda?
– Zgoda.
– Omówiłyśmy w ten sposób cały arkusz ocen. Proszę Cię, możesz posumować nasze uzgodnienia?
– Ok. Podwyższyłaś mi kilka ocen i w ten sposób kompetencje – komunikacja, relacje z ludźmi, budowanie wizerunku – ocenione jest na 5. Zgodziłyśmy się na ocenę 4 przy kompetencjach – otwartość na zmiany, procedury wewnętrzne, wiedza zawodowa, znajomość branży oraz zaangażowanie i inicjatywa. Z organizacji pracy postawiłaś mi 2. Ja postawiłam sobie 3, ale mam świadomość, że możesz niżej ocenić i zgadzam się na tę ocenę.
– Bardzo ci dziękuję. Proszę byś dalej trzymała tak wysoki poziom w zakresie tych kompetencji. I bardzo mi zależy na podwyższeniu kompetencji – zarządzanie pracą własną.
– Dobra, będę przychodzić do ciebie przez ten miesiąc. Chociaż taka kontrola budzi we mnie pewien opór.
– To może zamiast myśleć o tym jak o kontroli pomyślisz jak o wsparciu w systematyczności? Właściwie to ma taki cel. Chcę ci pomóc w motywowaniu się do planowania, zanim poczujesz silną wewnętrzną motywację. Dobrze?
– Ok.
– Czy chcesz jeszcze o coś zapytać, coś jest niejasne, masz jakieś wątpliwości?
– Chciałabym pojechać na szkolenie z asertywności i planowania czasu i zadań. Nie wiedziałam nawet, że istnieje coś takiego jak macierz Eisenhowera! Może takie szkolenie jeszcze coś mi podpowie.
– Pamiętasz, zastanawiałyśmy się nad takim szkoleniem dla naszych menadżerów. Bardzo proszę cię, żebyś znalazła firmę z najciekawszym programem – możesz patrzeć na ten program pod kątem własnych potrzeb. Nasi menadżerowie mają podobne trudności. Jak tylko znajdziesz ciekawą propozycję, proszę przyjdź i porozmawiamy o szczegółach.
– Dobrze, zaplanuję to w kalendarzu – wtorek, poszukać w Internecie firm, które się tym zajmują…
– Och, jak miło że już zapisujesz zadania. Dziękuję ci pięknie za rozmowę. A może jeszcze coś chcesz ustalić?
– Chyba już mam dość na dzisiaj.
– Rozumiem. Proszę podpisz tylko tutaj, że zgadzasz się z oceną i jej ustaleniami.
– Dobrze, ja też ci dziękuję. To do zobaczenia jutro rano – zaraz po tym jak zaplanuję ten dzień.
– Która to będzie godzina?
– 8.20.
– Super. To czekam na ciebie o 8.20.
Antonina wyszła. Zofia pomyślała, że bardzo by chciała mieć tylko takich pracowników. Wie, że Antonina potrzebuje wsparcia by konsekwentnie realizować planowanie i realizację zadań. Ale miło jest z nią pracować a rezultaty tej motywowania i wspierania są szybko widoczne. Jeszcze jedna równie miła rozmowa, a potem przygotujmy się do trudniejszych działań…
[ciąg dalszy nastąpi…]
